Dịch Vụ Quản Lý - Vận Hành Tòa Nhà

Quản lý – vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý – vận hành tòa nhà là một lĩnh vực kinh doanh, cung cấp chuỗi các hoạt động quản lý giúp cho mọi hệ thống trong tòa nhà được vận hành một cách tốt nhất, đảm bảo môi trường sống cho Khách hàng an toàn, tiện nghi và lành mạnh. Đây cũng được xem là một trong những nhân tố giúp Chủ đầu tư có thể tiết kiệm được chi phí và là “cầu nối” quan trọng giúp Khách hàng, cư dân và Chủ đầu tư có mối quan hệ tốt hơn.  

Thông thường, quản lý – vận hành tòa nhà sẽ được chia thành nhiều loại, trong đó có hai loại cơ bản là quản lý tòa nhà văn phòng và chung cư. Tuy nhiên, do lĩnh vực hoạt động khác nhau, quy trình quản lý – vận hành cũng sẽ được triển khai tương thích. 

1. Quản lý tòa nhà chung cư

Được hiểu là công việc quản lý liên quan đến mọi hoạt động của tòa nhà như kỹ thuật, nhân sự, vệ sinh, bảo vệ… nhằm đảm bảo chất lượng cuộc sống và an toàn của cư dân. Là bộ phận tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, thắc mắc của cư dân, gắn kết và mang đến sự hài lòng cao nhất cho cư dân tại chung cư.  

Golden Mansion - một trong những dự án quản lý Taisei VN đảm nhận

2. Quản lý tòa nhà văn phòng

Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động vận hành các hệ thống trong tòa nhà, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho Khách hàng khi sử dụng các dịch vụ tại tòa nhà. Đây cũng là điều kiện tiên quyết, ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu cũng như giá trị của tòa nhà.  

Tầm quan trọng của quản lý – vận hành tòa nhà

1. Nâng cao giá trị của tòa nhà

Khi sử dụng đơn vị quản lý – vận hành tòa nhà uy tín, chuyên nghiệp, lợi ích đầu tiên Khách hàng nhận được chính là giá trị của tòa nhà được nâng cao. Không chỉ về mặt giá trị thực mà còn là sự trải nghiệm và tin tưởng của Khách hàng dành cho dự án cũng như Chủ đầu tư.  

2. Đảm bảo an ninh

An ninh luôn là yếu tố trọng điểm và luôn được Chủ đầu tư quan tâm để đảm bảo sự an toàn cho cư dân, Khách hàng cư trú tại nơi đây. Mỗi Ban quản lý tòa nhà đều sẽ có bộ phận an ninh hỗ trợ phát hiện, xử lý và khắc phục nhanh chóng những vấn đề bất thường của tòa nhà. 

Đảm bảo an ninh trong tòa nhà

3. Phòng tránh các rủi ro

Trong suốt quá trình quản lý – vận hành, hệ thống trang thiết bị luôn là những vấn đề cần được kiểm tra thường xuyên để phòng tránh nguy cơ rủi ro, lỗi hệ thống… mang đến sự hài lòng cao nhất cho Khách hàng. 

Công tác quản lý tòa nhà bao gồm những hạng mục nào? 

1. Dịch vụ vệ sinh

Vấn đề vệ sinh luôn là yếu tố ưu tiên hàng đầu khi Khách hàng cần tìm hiểu thông tin về bất kỳ tòa nhà nào. Không chỉ mang lại không gian sống trong lành cho cư dân mà chúng còn ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu và giá trị của dự án. Thông thường các hoạt động vệ sinh như hành lang, cầu thang, tiền sảnh, nhà vệ sinh công cộng… sẽ được thực hiện hằng ngày. Việc tổng vệ sinh hoặc cải tạo cảnh quan sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tối ưu, ngoài sử dụng dịch vụ của đơn vị vệ sinh uy tín, Ban Quản lý tòa nhà cần có một quy trình thực hiện và giám sát kỹ lưỡng:  

• Lập kế hoạch vệ sinh chi tiết cho mỗi khu vực khác nhau trong tòa nhà.  
• Quy định về quản lý, xử lý rác thải tại các khu vực.  
• Phân công nhân sự và chia ca làm việc để đảm bảo luôn có người thực hiện vệ sinh khi cần thiết. 

Taisei VN luôn giám sát kỹ lưỡng các dịch vụ được cung cấp trong tòa nhà

2. Quản lý an ninh

An ninh luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu khi Khách hàng cần tìm hiểu thông tin hoặc lựa chọn bất kỳ một tòa nhà nào. Chúng không chỉ đảm bảo an toàn cho Khách hàng mà còn đảm bảo lợi ích của Chủ đầu tư. Tuy nhiên, để làm được điều đó, hoạt động quản lý an ninh cần được lên kế hoạch và thực hiện một cách cẩn trọng từ việc bố trí nhân sự cho đến triển khai các kế hoạch kiểm soát ra – vào trong tòa nhà, bao gồm:  

• Nội quy phòng cháy, chữa cháy.  
• Quy định thời gian cũng như lịch tuần tra của bộ phận an ninh. 
• Triển khai huấn luyện về công tác phòng cháy chữa cháy. 
• Kiểm tra hàng hóa, tài sản ra vào tòa nhà. 
• Kiểm soát khách tham quan, nhân viên. 
• Quản lý bãi xe. 

3. Quản lý tài chính

• Công khai tài chính, báo cáo định kỳ với chủ đầu tư và khách hàng. 
• Thu chi các loại phí dịch vụ. 
• Chi quỹ tiền mặt với những mục đích cụ thể. 

4. Quản lý vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà bao gồm nhiều hệ thống khác nhau như thang máy, chiếu sáng, báo cháy… Chúng cần được kiểm tra và bảo trì theo quy trình chuyên biệt để đảm bảo luôn hoạt động hiệu quả, hạn chế tối đa các vấn đề hư hỏng: 

• Thực hiện bảo trì hệ thống kỹ thuật thường xuyên. 
• Tiến hành sửa chữa, bảo trì kỹ thuật tòa nhà. 
• Bảo trì cơ sở vật chất như hệ thống thang máy, máy điều hòa… tại tất cả các phòng của tòa nhà. 

5. Quản lý hành chính nhân sự

Mỗi một tòa nhà sẽ có nhiều bộ phận nhân sự đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, đáp ứng từng nhu cầu của Khách hàng. Chính vì thế, Ban Quản lý có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của từng nhân viên để có thể giải quyết và hỗ trợ kịp thời những khó khăn, phát hiện những bộ phần chưa làm tròn trách nhiệm để kịp thời xử phạt cũng như khen thưởng xứng đáng. 

Bên cạnh đó, Ban Quản lý tòa nhà còn quản lý các hợp đồng liên quan khi được Chủ đầu tư ủy quyền như: 

• Quản lý quy trình ký hợp đồng và thực thi hợp đồng với các nhà thầu như vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng. 
• Thực hiện giám sát, đảm bảo chất lượng công việc của các nhà thầu theo đúng hợp đồng ký kết. 
• Quản lý quy trình thanh lý hợp đồng với các nhà thầu sau khi hết hợp đồng. 

6. Quản lý Khách hàng

Là đối tượng trực tiếp trải nghiệm dịch vụ và đánh giá chất lượng dịch vụ của tòa nhà. Thông qua việc quản lý Khách hàng, Ban Quản lý có thể dễ dàng thực hiện việc chăm sóc, hỗ trợ và sẵn sàng giải quyết các vấn đề liên quan, đảm bảo sự hài lòng cho Khách hàng. Đồng thời, cung cấp kịp thời những thông tin liên quan đến tòa nhà, mang đến cảm giác yên tâm và an toàn. 

• Xây dựng danh sách Khách hàng cụ thể để tiện lợi trong quá trình quản lý.  
• Tiếp thu ý kiến phản hồi của Khách hàng và sửa đổi, cải thiện để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất. 

Taisei VN – đơn vị quản lý – vận hành tòa nhà chuyên nghiệp

Thừa hưởng hơn 63 năm kinh nghiệm từ Tập đoàn Taisei – Nhật Bản, Taisei VN là đơn vị tiên phong trong việc áp dụng thành công các tiêu chuẩn Nhật Bản,  tinh thần dịch vụ Omotenashi   tại các dự án mà Taisei VN đang đảm nhận. Dựa trên 4 trụ cột triết lý là Khách hàng – nhân viên – cộng đồng, xã hội – tính liên tục và cải tiến. Sau nhiều năm hình thành và phát triển, Taisei VN đang là đối tác uy tín của nhiều dự án trọng điểm không chỉ bởi chất lượng dịch vụ đỉnh cao mà còn từ phong cách phục vụ chuẩn Nhật Omotenashi. Khi đến các dự án mà Taisei VN quản lý và vận hành, Khách hàng sẽ dễ dàng nhận thấy được sự chuẩn bị chỉn chu và phục vụ tận tâm. 

Taisei VN áp dụng tinh thần Omotenashi trong quản lý và vận hành

Trong suốt quá trình quản lý và vận hành, Chúng tôi luôn đặt sự hài lòng của Khách hàng lên hàng đầu, mang đến những giải pháp quản lý – vận hành riêng biệt. Hệ thống chăm sóc Khách hàng của Taisei VN luôn hoạt động 24/7, sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết các sự cố trong thời gian ngắn. Bên cạnh đó, đội ngũ quản lý luôn nhìn nhận những thách thức, sự cố có khả năng xảy ra và đề xuất giải pháp phù hợp với tình hình thực tế. Thể hiện sự chân thành, tỉ mỉ, chỉn chu trong từng dịch vụ của Taisei VN mang đến cho Khách hàng. 

…………………………………….

Thông tin liên hệ:

Taisei VN

Địa chỉ: P. 1901 Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Call Center: 0909 411 885  |  0911 401 955  |   0979 045 766

Email: Cs@caresolutions.com.vn  

Linkedin: https://www.linkedin.com/company/altarahospitalitygroup/

Facebook: https://www.facebook.com/altara.com.vn/